Una guía completa para elegir el ERP que mejor se alinee a su negocio en 2025

¿Qué es un ERP? : Una guía completa para elegir el mejor ERP en 2025

Tanto si estás considerando comprar un ERP por primera vez, como si decidiste cambiar el que ya tenes (acá razones no negociables por las que tendrías que cambiar), con este artículo vas  a tener claro qué es un ERP y cómo elegir la solución mas adecuada para tu empresa.

Sabemos lo difícil que es acertar en las inversiones de sistemas de gestión. Por eso, queremos asistirte con esta guía.

Pero antes de entrar en eso, veamos de manera bien contundente qué son los sistemas de planificación de recursos empresariales o enterprise resource planning (ERP).

¿Qué es un ERP y para qué sirve esta solución de gestión?

Un ERP es una solución de gestión empresarial que ayuda a la organización a ordenar la información relevante de los distintos departamentos de una empresa: contabilidad, finanzas, compras, almacén, logística, producción, recursos humanos y ventas entre otros para facilitar la coordinación y la toma de decisiones.

Por tanto, los sistemas ERP o enterprise resource planning, suelen contar con hasta 8 módulos básicos:

Casi nada. ¿Verdad?

Por eso, no es de extrañar, que al ERP le debamos el desarrollo de otros programas de gestión como los CRM, BI, MRP, WHM, SCM, sistemas de inteligencia competitiva, etc.

Su principal aporte es facilitar la asignación de los recursos productivos en las plantas de fabricación para atender la demanda en tiempo real.

Principales beneficios de una solución ERP

Como ya te habrás imaginado al leer sobre esto o al descurbrir hace segundos qué es, son muchas las ventajas de implementar una solución ERP.

El uso de este tipo de software de gestión empresarial aporta entre otros, los siguientes beneficios:

• Facilitar la integración entre la cadena de suministro, producción y ventas evitando roturas de stock.
• Crear información empresarial compartidas entre todos los departamentos de la empresa.
• Mejorar procesos operacionales para evitar cuellos de botella.
• Impulsar la comunicación y coordinación a nivel local y mundial entre unidades de negocios.
• Facilitar la función de reporte analítico y de negocio.
• Aumentar la seguridad y consistencia de los datos.

Y esto es solo el principio.

Porque un ERP, al integrar muchas funciones en un solo sistema, te permite consolidar toda la información de la empresa evitando: duplicados, bases de datos obsoletas y diferencias en la información manejada, entre otras cosas. 

Al mismo tiempo, todala información generada se guarda y almacena en forma centralizada e integrada.

Lo mejor de todo:

esto facilita el acceso y posterior análisis de información, gracias a módulos de BI (inteligencia de negocio) o Inteligencia competitiva.

Reduciendo así los flujos de peticiones internas, las dependencias burocráticas y multiplicando la productividad.

Por qué las empresas adquieren una solución ERP

Existen varias razones para incorporar uno de estos sistemas. Sobre todo, entre empresas de producción, empresas industriales y comerciales.

Pero… ¿cuáles son los motivos principales para comprar un software de planificación de los recursos empresariales?

Esta es la respuesta: 

Sin embargo, otro estudio de SAGE, llevado a cabo en 138 empresas de pequeño y mediano tamaño, afirma que:

• El 67% de las empresas que han implementado un sistema de planificación de recursos empresariales, lo hacen para servir mejor a sus clientes.
• Y además el 56% respondió que los sistemas ERP contribuyen de forma significativa a la expansión de su negocio.

Concretamente estamos hablando de hacer el trabajo más rápido, fácil y mejor, lo cual afecta directamente la manera en que podes servir a tus clientes.

Por lo tanto, la decisión de adoptar una solución ERP está en el ROI: la rentabilidad futura que vas a obtener.

Y eso es de lo que en realidad estamos hablando.

¿Vamos bien hasta ahora?

Funciones de un ERP

Las funcionalidades típicas de un enterprise resource planning incluyen:

Existen además otras funcionalidades que también pueden añadirse o pueden responder al uso de programas especializados como:

• Gestión de la relación con el cliente (CRM)
• La gestion documental (DMS)
• Tareas de reporting e inteligencia de negocio (BI)
• Contratación y recursos humanos (RRHH)
• Análisis de competidores (IC)

Por eso, para que un paquete de planificación de recursos empresariales cumpla con lo que estás buscando es necesario que tengas muy claro cuáles son las necesidades de tu negocio.

Tené en cuenta que las soluciones ERP pueden añadir funcionalidades una vez instalados.

Y la customización o personalización es un punto muy fuerte a favor de su implementación porque se podrá ajustar el sistema conforme vayan surgiendo necesidades.

Además, las funciones de un ERP pueden ser:

• Modulares
• O parametrizables

Algo, que tiene su impacto a la hora de personalizarlos.

Acá detallamos un poco más de qué estamos hablando.

Funciones modulares 

Los ERP modulares permiten añadir funcionalidades mucho más amplias que las lanzadas al inicio.

La ventaja de este tipo de soluciones ERP está en que conciben las empresas como una unidad formada de varios departamentos y para cada uno de ellos existe la posibilidad de activar uno o varios módulos cuando sea necesario.

Lo mejor:

Vas a poder adoptar el programa de forma progresiva a las necesidades de la empresa.

Sin embargo, el principal desafio reside en la capacidad de personalización.

Funciones parametrizables

Cuando las funciones son parametrizables, la flexibilidad de la solución ERP es mayor.

Por ende basta con introducir parámetros para incorporar o cambiar las funcionalidades que precisas.

En definitiva, los diferentes soluciones ERP tienen capacidad para adaptarse según las necesidades, en mayor o menor medida. Es cuestión de valorar hasta qué punto es necesario adaptarlos a una situación concreta o bien adoptar aplicaciones independientes que puedan integrarse mas adelante en la empresa.

En cualquier caso:

Es clave saber que tipo de ERP necesitas.

Y eso, es precisamente lo que te vamos a ayudar a determinar mejor a continuación.

Tipos de ERP en el mercado

Ahora que tienes claro qué es un ERP, necesitas saber que existen diferentes tipos, soluciones y clasificaciones para estas herramientas.

Podemos clasificar los programas ERP atendiendo al tipo de:

1. Instalación: local vs en la nube
2. Código empleado: open source vs propietario
3. Especialización: vertical vs horizontal

Como resultado de estas clasificaciones tendremos:

Sistemas ERP en la nube

El ERP en la nube, cloud ERP o ERP online, es un sistema de planificación de recursos que opera a través de servicios de cloud computing.

Esto es lo primero que debes saber:

La característica principal de estos sistemas online está en que hacen uso de Internet para proporcionar recursos compartidos.

De esta forma la instalación de un ERP en la nube no se realiza en los servidores de tu compañía, sino que se encuentra en servidores de terceros.

Siendo su principal ventaja la reducción de costes, mayor flexibilidad y facilidad de acceso.

Y esto no hace mas que ponerse mejor:

Al hacer uso de una instalación común, solo pagas por usuario y funciones.

Así que no es necesaria la adquisición de licencias, programas o servidores.

El principal riesgo de optar por un ERP online está en la conectividad o comunicación entre la terminal y el DataCenter.

Puesto que estos están alojados en un servidor de un tercero y dependes totalmente de ellos y de la comunicación disponible.

Beneficios de los ERP online 

Los sistemas basados en la web tienen en su mano ventajas frente a los tradicionales (instalados en local) que se resumen en:

1. Facilidad de uso o mejor usabilidad: Dado que los ERP online o en la nube funcionan a través de un navegador web, la interfaz de usuario suele ser familiar y con un diseño parecido al de una página web. Eso hace que sean mucho mas intuitivos. Y que por lo tanto sean mucho mas sencillos de utilizar. Reduciendo así las curvas de aprendizaje y horas de formación.

2. Costes de IT reducidos: la infraestructura para el uso del software es compartida con otros clientes. Por tanto, la cuota mensual o anual a pagar es mas reducida de inicio. Además, ahorra tiempo y recursos del departamento de IT.

3. Migraciones de sistema menos traumáticas: el despliegue de los sistemas en la nube suele ser mas sencillo y también mas fácil de replegar. Es decir, el cambio de un sistema a otro es menos costoso.  

Soluciones ERP on premise 

Los ERP on premise o In House son programas ERP en local.

Esto quiere decir que están ubicados en los propios servidores de la empresa al contrario de lo que sucede con un programa ERP online.

La principal ventaja de tener un sistema de planificación empresarial instalado en los servidores de tu compañía es el control total sobre las instalaciones.

ERP open source o de código abierto

ERP open source son soluciones disponibles para su instalación y uso con la posibildad de acceder al codigo fuente para su modificación y personalización. 

La ausencia de licencias y el apoyo de grandes comunidades de desarrolladores les aseguran una gran capacidad de adaptación.

Dentro de este formato, contas con una gran variedad de módulos, funcionalidades y la posibilidad de acceder a desarrollos a medida por un precio ajustado por módulo.

La desventaja de este tipo de soluciones se presenta a la hora de resolver problemas profundos que pueden presentarse, ya que nadie se responsabiliza en el fondo realmente de la solucion. La amplitud de funciones programadas y programables puede generar desconfianza hacia la integridad de las soluciones. 

ERP propietarios

Las preferencias de la mayoria de las empresas grandes en el mundo van por los sistemas propietarios. Si bien las exigencias en inversión son mayores, estas permiten brindar altos estandares de garantías y respaldo al momendo de soportar a los usuarios y posibilitar actualizaciones constantes por parte de los propietarios de las soluciones ofrecidas.

Los ERP a medida vs predefinidos 

Atendiendo al tipo de diseño de un Enterprise Resource Planning, podes integrar en tu empresa:

• Software desarrollado a medida
• O una solución estandarizada

El software a medida, como habrás adivinado, supone crear un sistema de ERP desde cero.

Esta es la solución más costosa y te exige contratar un tercero que sea capaz de desarrollar y adaptar una solución única para tu empresa.

Esto es lo que debe quedarte claro:

Si optas por soluciones estandarizadas tene la ventaja de contar con una solución ERP ya probada, más eficiente de implantar y también más accesible.

Además, esta tipología de ERP cuenta con módulos adicionales que te permiten alcanzar un alto grado de personalización.

Soluciones ERP verticales vs generales

En este tipo de clasificación nos encontramos con:

• ERP verticales
• ERP horizontales

Un ERP vertical normalmente está orientado o desarrollado para un sector específico.

No es extraño encontrar soluciones ERP especialmente pensados para bodegas, hospitales u otro tipo de negocios.

La ventaja de estas soluciones es que son específicas para un tipo de negocio en concreto y están preparadas para cubrir solo las necesidades de estas compañías.

Por tanto, su despliegue es mucho mas rápido.

Las soluciones horizontales por contra no están especializadas y sirven, en principio, para cualquier tipo de empresa.

Soluciones ERP: ¿Cuál es el mejor ERP para tu empresa?

Esta es la pregunta clave, ¿no?

Y con toda probabilidad llevas haciéndote esta pregunta desde que empezaste a leer la guía.

Seguro estas impaciente por escuchar una respuesta clara, directa y concisa.

Pero la realidad es que no existe un Enterprise Resource Planning perfecto para tu empresa. Salvo que lo crees a medida para tu caso. Algo que no te recomiendo.

Como elegir el mejor ERP para tu empresa

Antes de entrar a valorar las diferentes opciones que tenes a la hora de seleccionar un sistema ERP, es necesario que tengas claro qué tipo de comprador sos.

Muy importante.

Porque así vas a poder determinar el tipo de ERP que necesitas.

Cada empresa es un mundo, pero casi todas pueden incluirse en alguna de las tipologías que te voy a contar:

A nuestro entender existen hasta 3 tipos diferentes de organizaciones para estos programas:

Las empresas que están pensando en cambiar su ERP

Este suele ser el caso de empresas medianas, grandes y multinacionales que ya cuentan con un sistema ERP integral.

Si estas en esta categoría de empresa, lo dudo porque de lo contrario no estarías leyendo esta guía, necesitas todo el set completo de soluciones que un sistema ERP puede facilitar. A parte, de todos elementos técnicos para su perfecta integración en los diferentes departamentos y plantas del grupo.

De ser este tu caso, es muy probable que ya exista un programa ERP en tu empresa, tal como: SAP, Microsoft Dynamics, ORACLE y otro.

Y el reto aquí sera gestionar bien el “legacy” y la transición al nuevo sistema.

Todo lo demás será pan comido para ti.

Empresas que buscan ampliar funcionalidades en soluciones ERP

Estaríamos hablando por ejemplo de módulos más especificos y avanzados como CRM, SCM, BI o sistema de RRHH.

Si esta es tu situación es posible que solo necesites funcionalidades muy concretas que no estén integradas de serie en un paquete convencional.

En estos casos es clave evaluar a fondo soluciones verticales o especializados que puedan incorporar funcionalidades como por ejemplo: Microstrategy, Salesforce, Zoho, Tableau, etc.

Y que poco pueden tener que ver con un sistema de gestión empresarial convencional.

Empresas que nunca han trabajado con un sistema empresarial de gestión de recursos:

Al fin, llegamos al tercer y último caso. El de las empresas que nunca han tenido un ERP online, propietario u open source.

Caso  que probablemente sea el tuyo.

Estas empresas carecen de lo que se llama “legacy” o herencia de sistemas anteriores.

Y esto es calve:

Al estar “libres de cargas” por no disponer de ningún sistema de planificación de la producción anterior, tienen las manos libres para hacer lo que les convenga.

Esta es la situación mas probable de las empresas que vienen creciendo, y vienen con una ventaja. ¿Que dónde está la ventaja?

De alguna forma, no contar con la herencia de un sistema anterior, es un gran punto a tu favor. Ya que podes optar por la elección de una de las múltiples soluciones ERP nuevas del mercado.

Y que se adaptarán mejor a tu situación.

Además, la mejora de la tecnología junto a la reducción de costos y la facilidad de implantar soluciones abrió una nueva oportunidad para implementar estas herramientas en empresas de forma ágil, flexible y con muchos menos contra tiempos.

Cuánto cuesta un ERP

Entremos de lleno en el terreno del análisis de costes e inversiones.

Esto es lo primero a tener en cuenta:

El coste de adquisición de este tipo de soluciones depende en gran medida de:

1. Tipo de ERP adoptado (online vs on premise)
2. Número de usuarios
3. Funcionalidades contratadas

Por lo tanto, los precios de salida de un Enterprise Resource Planning varian de acuerdo al tamaño de las empresas

• Hardware para el ERP* (Servidores, Bases de datos…)
• Software del ERP (Licencias, cuotas de acceso…)
• Servicios asociados al ERP (Formación, Mantenimiento, Implantación…)

Sin embargo, la fórmula rápida para calcular el coste tu sistema es: el número de usuarios.

Es fácil y bastante preciso.

Para terminar, en la siguiente gráfica puedes hacerte una idea del coste para diferentes rangos según el nº de usuarios:

Costos totales comparados primer año

On Premise	100 100%
En la nube	34 34%

La gran diferencia entre un ERP online y uno en local, por tanto, son los costos de arranque.

El costo de un ERP online puede llegar a suponer solo un tercio del total de los paquetes instalados en local en el primer año.

Así, tenemos que la instalación de un sistema ERP on premise es mucho mas costosa. La necesidad de hardware, la implantación y por supuesto la adaptación del software e infraestructura a las necesidades particulares de tu negocio, disparan facílmente el precio total del sistema.

Además, será necesario reservar una partida para mantenimiento, adecuación y licencias del sistema.

Sin embargo, es justo admitir que con los años esa diferencia desaparece por completo.

Si te parece, vamos a desglosar 3 intervalos de inversión en función del tamaño de tu organización.

De esta manera vas a saber mejor a qué atenerte:

Soluciones ERP de coste medio: desde 50.000 a 200.000 $ anuales

Para este rango de precios, donde están la mayoría de PYMES con mas de 50 empleados, se situarían las empresas que necesitan entre 11 y 50 usuarios.

Por lo tanto aquí estamos hablando de empresas medianas con dos o tres plantas de producción.

Aquí tendríamos algún ejemplo de ERP como:

1. Netsuite ERP
2. SAP ERP
3. Microsoft Dynamics GP

Además de los costos por usuario y los de implantación es necesario incluir en este tipo de casos los costos de formación.

Software ERP de alta inversión: más de 200.000 $ anual. 

Aquí entrarían todas las empresas con mas de 50 usuarios con independencia del tipo de solución escogida.

Para este tipo de presupuesto, estaríamos hablando de desplegar en profundidad las soluciones mas completas de Oracle, Microsoft, y SAP.

Por lo tanto, los costos de tu sistema, dependerán tanto del tipo de solución, las funcionalidades implantadas pero sobre todo del número de usuarios que vayan a usarlo.

Implantación de un ERP: class, fases y riesgos

Esta es la verdad acerca de los ERP:

A pesar de todo lo bueno que hayas oído, nadie quiere pasar por el duro proceso de implantar uno en su empresa…

…pero al final sin sus beneficios es difícil sobrevivir.

¿Qué pasa cuando ya no podes darte el lujo de perder cierta parte de tus ganancias por falta de optimización e integración?

El hecho, es que las empresas que logran implantar un ERP con éxito experimentan fuertes aumentos de productividad en los 3 años siguientes.

Acá podemos ver resultados de los resultados que vieron clientes nuestros al implantar un ERP

Mejoras de rendimiento sin las cuales no podrían competir en nuestro mercado.

Veamos cuáles son las claves, fases y riesgos de implantar un ERP:

Pasos clave a seguir en la implantación de un ERP

La implantación de un ERP es un proyecto de resultado incierto. Todo depende en gran medida de dos cosas:

• El acierto de la solución elegida a implantar
• La complejidad de los procesos en la empresa

Por tanto, la combinación de ambos factores es lo que en gran medida determinará el tiempo que dure la implantación, su costo y que esta sea un éxito o fracaso.

Así que, como ves, estamos ante un escenario de gran incertidumbre.

¿Que podes hacer? Te estarás preguntando…

En principio te recomendamos lo siguiente:

1. Realizá una auditoría previa del ERP y de diseño del proyecto
2. Implicá a todo el equipo directivo
3. Designá un “usuario administrador” que controle el software
4. Elegí una solución modular y escalable que pueda implementarse poco a poco
5. Contratá un equipo de especialistas en la solución escogida y con experiencia en tu industria
6. Adaptá los procesos todo lo que puedas a la solución comprada y no al revés
7. Evitá al máximo el desarrollo de personalizaciones salvo las estrictamente necesarias.
8. Exigí un calendario de implantación
9. Reservá un presupuesto para imprevistos

Esto sin duda ayudará a reducir los riesgos. Pero no evitará tu implicación personal en el tema.

Algo imprescindible para que las cosas salgan bien.

Principales riesgos a la hora de implantar un ERP

La implantación de un ERP siempre conlleva un cambio brusco en la manera de hacer las cosas en tu empresa.

Además, de una inversión generosa en tiempo, personas y dinero.

Por eso es muy importante minimizar los riesgos.

Entre los que destacan:

• Una mala elección del software a implantar.
• Una selección pobre de la empresa implantadora.
• Ausencia de formación a todos los niveles y usuarios del sistema.
• Falta de implicación de la dirección.
• Fricción en el uso del sistema ERP por parte de los usuarios.
• Costos ocultos.
• Pobre financiación del proyecto.
• Ausencia de seguimiento post-implantación.

Todos ellos, en conjunto o por separado, pueden ser causa suficiente para descarrilar todo el proceso de adopción del ERP.

Por eso es vital llevar a cabo una planificación en fases para la implantación.

En Century, nuestra meta es justamente esto. Ayudarte en todo momento del proceso.

Fases principales en la implantación de un ERP

Existen diferentes etapas de la implementación de ERP que se detallan a continuación:

1. Evaluación previa del sistema a implantar.
2. “Due diligence” de la solución seleccionada.
3. Planificación de proyectos.
4. Análisis de las deficiencias.
5. Reingeniería de procesos operativos.
6. Entrenamiento del equipo.
7. Pruebas.
8. Post-implementación.

1. Evaluación previa de la solución

Una vez que has decidido utilizar el sistema ERP, la selección de la solución debe comenzar, ya que hay cientos de paquetes. Siempre es mejor hacer una evaluación exhaustiva de pocas alternativas, que perderte en el análisis de docenas de paquetes.

2. Evaluación a fondo de la solución

Esta etapa se considera la fase clave de la implementación del ERP, ya que el paquete que se elija decidirá el éxito o el fracaso del proyecto. Por eso, de la primera opción barajada haz una “due diliguence” para asegurar que el programa seleccionado es el correcto.

3. Planificación del proyecto

Una vez seleccionado el proveedor y la solución, es hora de sentarse y planificar el proyecto mano a mano con tu implantador. Nombra un “project manager” interno que haga de enlace con el proveedor y acuerda los plazos de cada hito.

4. Análisis GAP de deficiencias

Asegúrate, antes de lanzar el programa, de exigir un modo de pruebas para detectar los posibles fallos de la herramienta antes de lanzarlo en vivo.

5. Reingeniería de procesos

El sistema de gestión te exigirá reconfigurar varios procesos internos dentro de la organización. Asegúrate de trabajar codo con codo con cada usuario para adaptarlos.

6. Entrenamiento del equipo

Por supuesto no escatimes en la formación de las personas que van a hacer uso del paquete de software.

7. Lanzamiento del piloto

En esta fase es donde empieza a probarse en tiempo real el sistema en escenarios controlados pero reales.

8. Post implementación

Es un error pensar que una vez implantado el sistema todo está hecho. Continua con los esfuerzos para que todos los miembros del equipo aprendan a usar correctamente el sistema y activa un presupuesto de soporte 24/7 durante al menos el primer año con tu implementador.

• Ventas mantenga informado al cliente.
• Expediciones sepa cuando realizar un envío.
• Contabilidad pueda facturar.
• Compras sepa que materiales pedir.
• Producción conozca que fabricar.
• Y la dirección general pueda planificar.

De ahí, el peso que están ganando día a día estas soluciones dentro de las empresas.

Importancia de los programas ERP

Como resultado de todo esto, el sistema ERP es crítico para una empresa de producción por sobre todo.

Y es que, estos sistemas proveen de una gran cohesión de principio a fin a todo el proceso productivo.

Evitando silos de información e incompatibilidades entre los distintos de sistemas de información.

Además, los Enterprise Resource Planning cubren una gran variedad de funcionalidades específicas para las empresas industriales y al mismo tiempo son capaces de integrarse con otros sistemas (ej; CRM) para abarcar todo el ciclo de producción de tu empresa.

Aportando ganancias calves como:

1. Transparencia a través de todos los procesos y divisiones de la empresa
2. Eficiencia y fluidez en los procesos operativos evitando fricciones
3. Coordinación al ofrecer información centralizada en tiempo real
4. Visión global de las actividades relacionadas con producción

Existen soluciones verticales para empresas de retail, constructoras y servicios como ya te he mostrado.

Y al mismo tiempo los usuarios también pueden elegir implementar módulos específicos que atiendan a las necesidades concretas de un solo departamento en vez de comprar todo el sistema.

Así que dispones de una amplia flexibilidad para adaptar tu empresa.

Aun así, es importante elegir bien entre las diferentes opciones.

Nuestra recomendación: tener siempre en cuenta los siguientes puntos clave.

Aspectos clave a la hora de elegir un ERP

La elección del ERP adecuado para tu negocio supone casi el 50% del éxito en la implantación.

Para ello:

1. Asegurate de comprender bien las necesidades propias de tu negocio.
2. Elegí el método de despliegue apropiado para tus circunstancias: online o local.
3. Tené encuentra el “legacy” de otros sistemas de gestión si los hubiera.
4. Asegurate de que la solución que elijas sea escalable.
5. Si ya tenés otros sistemas como CRM, PSA etc…. Busca un ERP fácil de integrar.

Todo esto va a ayudar a que el proceso de implantación del nuevo software ERP sea suave y vaya como la seda.

Ahora que tenés claro qué es un ERP, los diferentes tipos de sistemas para la planificación de los recursos empresariales que existen y las alternativas (ERP open source, en la nube o propietario) con las que contás, estás preparado para tomar una buena decisión y comprar el ERP que se ajusta a tus necesidades.

Nos imaginamos que tal vez esto pueda no ser suficiente aún.

Si te interesa conversar sobre tu situación actual, tus objetivos y tu proyecto de implementación de ERP, quisiéramos escucharte y entender para poder asesorarte.