Conceptos a tener en cuenta por un Gerente General antes de implementar una solución ERP

Para cualquier empresa, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) puede ser una de las inversiones digitales y de inteligencia (TI) más grandes y cruciales que realizará.

Ya hablamos de porqué creemos que 2022 va a ser un año clave para muchas empresas y de porqué tendrían que apostar a un ERP.

Hoy, queremos compartir contigo una lista bien completa de puntos que tendrías que tener en cuenta a la hora de tomar tu decisión.

Ya que un ERP no solo incurre en costos de licencias, mantenimiento, desarrollo y tarifas de hardware, sino que también requiere grandes cantidades de tiempo y mano de obra.

Pero no te alarmes. Todo gran proyecto que generar grandes resultados tiene su nivel de complejidad y desafíos. Desafíos que queremos que conozcas y anticipes.

Lo más probable es que se estés pensando en una implementación de este nivel porque el crecimiento y el proceso de tu empresa lo exigen: tiene que garantizar la eficiencia y la seguridad en tu negocio y mejorar la administración de las operaciones.

O tal vez el sistema que tenes se volvió obsoleto, o cualquiera de las razones.

Su sustentabilidad y rentabilidad depende de ello.

Un ERP sin duda alguna te va a ayudar con esto, pero solo si se implementa de manera reflexiva y estratégica. Por eso, es de suma importancia que el proveedor que contrates sea realmente un asesor en todo el proceso.

Estas son algunas cosas que como Gerente General tendrías que tener en cuenta:

Los ERP no pueden resolver todos los desafíos empresariales

Si bien los ERP tienen un propósito crucial en la gestión de back-end de una empresa, no están diseñados para manejar tareas específicas para todos los departamentos.

Una herramienta ERP es una navaja suiza de negocios, pero no un genio de lámpara mágica. El trabajo de una herramienta ERP es ayudarlo a administrar sus recursos de manera adecuada. Te va a brindar toda la información que necesites para manejar tu negocio. Organizará los recursos de su empresa de una manera que lo ayude a optimizarlos con facilidad. Va a hacer todo eso, pero nada más. Demasiadas PYMES sienten que una herramienta ERP es la solución a todos sus problemas, y se sienten decepcionadas cuando se dan cuenta de que no se está hundiendo en todo el dinero, el tiempo y la energía que lo configura. Como CEO, entre con expectativas realistas. Pregunte a los proveedores todas las preguntas para comprender qué puede hacer su nueva herramienta ERP y luego tome una decisión.

Prepará a tu equipo para acepten la idea del cambio

En pocas palabras, si los empleados se sienten cómodos con el proceso que ya está en marcha, hacer cualquier ajuste puede suponer un desafío, incluso si ese cambio significa una mejora. Como Gerente General tenes que ser claro y expresar el valor y la necesidad del nuevo ERP y brindar apoyo a los empleados para hacer la transición. Habrá una curva de aprendizaje que puede requerir capacitación adicional y tiempo adicional para completar los proyectos a medida que los empleados se ajustan al nuevo sistema. 

Tienes que planificar cómo comunicarás las noticias al equipo La implementación es una cosa. La adopción del usuario es otra. Incluso si realiza los gastos necesarios para adquirir e implementar un sistema ERP para su negocio, solo se beneficiará cuando su equipo lo utilice.

La adopción no solo es un desafío porque es algo nuevo, sino también porque la gente no sabe qué hacer con ella, cómo usarla y lo que realmente puede ayudarles a lograr. No saben estas cosas porque no es probable que estén tan involucrados con el proyecto como usted y su equipo.

Pero si les dices, es probable que lo entiendan, lo usen y quizás incluso lo amen. Entonces, como CEO, antes de embarcarse en su viaje de ERP, establecer un plan de comunicación podría ser un buen primer paso.

Personalizar tu ERP es un trabajo complejo

En este artículo hablamos en detalle sobre los tipos de ERP y el alcance de cada uno.

Una encuesta realizada en 2020 encontró que el 88 por ciento de las empresas terminan personalizando su ERP en cierta medida.

Incluso con toda esa inversión, se necesita tiempo adicional para llevar a cabo estas personalizaciones.

Además, estas personalizaciones tienen que ser seguidas de cerca, para que no generen problemas a largo plazo.

La personalización dentro de su sistema ERP puede ser difícil de actualizar y cumplir con las mejores prácticas de la industria en constante cambio.

Además, agrega complejidad cuando las empresas eligen integrar software de terceros para ayudar a simplificar tareas específicas, haciendo que una integración inicialmente “perfecta” sea de todo menos.

Los ERP requieren una inversión periódica

El promedio de vida útil de un ERP es de aproximadamente siete a diez años, por lo que las compañías necesitarán repetidamente invertir tiempo e inversiones para garantizar que su ERP sea capaz de manejar los objetivos comerciales de forma continua.

Los ERP requieren soporte y mantenimiento continuos de TI para brindar soporte a cada usuario del sistema, lo que representa una presión adicional para el departamento de TI de una empresa.

Además, a medida que tu sistema ERP aumenta en complejidad para crecer junto con tu negocio, puede requerir el uso de consultores externos y especialistas en ERP para superar nuevos desafíos.

Un sistema ERP puede ser una herramienta poderosa. Si estás abordando este proyecto, lo más probable es que su negocio se encuentre en una etapa crítica de crecimiento.

Elegir la herramienta de planificación de recursos empresariales (ERP) correcta es una de las opciones de inversión más importantes para hacer un negocio. Dado el tamaño de la inversión, también es una decisión importante para usted como CEO.